POINT ACCUEIL DE LA SEMAINE FEDERALE

Grandes dates : - 28 mai 2010 : signature des conventions entre le COSFIC et Bagnoles, entre le club et le COSFIC - 18 juin 2011 : 1ère réunion de tous les bénévoles du point-accueil (salle des communs-sud) pour leur exposer l’organigramme et leur donner indications et conseils ; visite du site - 30 juillet 2011 : 2ème réunion de tous les bénévoles sur le site du point-accueil avec remise des tee-shirts et des tickets de restauration. Dernières consignes. - Samedi 1er octobre 2011 : pot de l’amitié pour tous les bénévoles ainsi que les élus qui se sont investis auprès de nous. Au total, il y a eu 32 réunions pour mettre au point l’organisation de ce point-accueil. Elles se sont déroulées chez Marie-Thérèse Robillard et Philippe Titard, ou dans la salle au dessus des Communs-Nord (Château) ; accessoirement àla Mairie et àla CCI de Flers. Ces réunions ont rarement duré plus de 1 h 30 et se sont très peu écartées de leur sujet. Le temps passé au téléphone et aux courriels est difficile àapprécier mais est aussi très important Bénévoles Environ 110 bénévoles : le nombre exact est difficile àdéterminer car certains sont venus le jour-même pour revêtir les tenues « Belle Epoque  » sans être inscrits dans le listing. La majorité des bénévoles était de Bagnoles et de la région ; 6 étaient d’un club picard (Morcourt) et voulaient découvrir le bénévolat àla semaine fédérale ; 4 étaient du club nordiste de Tourcoing et connaissaient Bagnoles car ils sont curistes. Le Cosfic ne nous prescrivait que 70 bénévoles pour accueillir 6000 cyclotouristes ; or, il y en a eu 8742 !!! Mais on a réussi àfaire face dans la bonne humeur et la convivialité. Il n’y a pas eu d’accrochages. On peut dire que tout s’est bien passé. Notre nombre de bénévoles nous a obligé àcréer, pour eux, une gestion particulière : un stand tenu par deux personnes (àl’intérieur des communs-sud) leur était exclusivement réservé ; ils pouvaient y retirer nourriture et boissons pendant leur pause. Chaque bénévole avait une affectation précise mais il était invité àaider, dans la mesure du possible, son voisin en difficulté. Personne n’a chômé et la journée a finalement passé très vite. Chacun avait donc un organigramme et une fiche de renseignements, remis àla 1ère réunion Horaires prévus, et tenus : 6 h 30 pour tous ceux de la logistique (il y avait le montage des stands et l’installation des tables de restauration àeffectuer) A 8 h pratiquement tout le monde était làet… le premier cyclotouriste arrivait déjà ! Au cours de la journée des pauses étaient prévues, notamment pour se restaurer. Marie-Thérèse Robillard, la responsable du point-accueil, s’est occupée de l’inscription des bénévoles et de leur affection (avec Claudine), des convocations aux réunions, des comptes-rendus, des commandes… Philippe Titard a supervisé tout le côté logistique (il a fait tous les plans) et il a veillé àl’organisation générale du point-accueil…Il est très pragmatique. REUNION DU 18 JUIN 2011 RENSEIGNEMENTS AUX BENEVOLES - Le parking, situé àcôté des Communs, vous est réservé. - Etant donné que vous êtes bénévoles pour une journée (le 1er aoà»t), vous aurez droit à : 2 sandwichs, 1 morceau de fromage et un dessert (ou 2 fromages ou 2 desserts), 1 bière (en bouteille) ou jus de fruit , de l’eau, café ou thé àvolonté. Pour obtenir le ravitaillement des tickets spécifiques vous seront remis ainsi que les tee-shirts « bénévole  » àla prochaine réunion, le samedi 30 juillet à15 H. Le 1er aoà»t il faudra venir dans la salle des communs-sud (sous le porche) pour échanger les tickets contre la nourriture : les stands de vente sont réservés aux cyclotouristes. - Les personnes qui sont àla préparation seront équipées de tabliers jetables, calots et gants. Celles qui sont àla vente peuvent soit apporter leur tablier, soit utiliser ceux que nous proposerons. - Sur un point-accueil, l’argent liquide ne circule pas, Par conséquent, dans les stands de vente vous ne pouvez accepter que des tickets remis en paiement. Une planche de tickets comporte des tickets de 2 €, 1,60 €, 0,80 €, 0,40 € et 0,20 €. Les cyclotouristes qui en seraient démunis doivent s’en procurer au guichet situé dans la tourelle du château (en montant, àdroite). Vous ne devez donc pas accepter d’espèces. Attention : Ne pas prendre, non plus, des tickets de Verdun ou de St-Omer. Comme c’est le lundi, certains vont essayer d’en écouler… Il faut être vigilant. - Sur les stands de vente vous aurez, par ailleurs, des caisses pour la monnaie et le surplus de tickets devra, si vous avez le temps, être enfilés sur des pics en bois fournis par le COSFIC . Sinon l’opération sera réalisée ultérieurement par ceux qui sont chargés du comptage des tickets. - Il est possible que vous vous retrouviez inoccupés : vous pourrez, bien sà»r, aller aider ceux qui seraient débordés. Nous avons établi un organigramme mais rien n’est figé. L’entr’aide et la bonne humeur doivent, si possible, régner. L’organigramme pouvant être aussi rectifié, nous vous signalons que nous avons besoin de six bénévoles en tenue « Belle Epoque  » pour orienter les cyclos qui arrivent, les renseigner, les guider. Y-a-t’il des volontaires ? - Si vous avez des amis qui aiment se déguiser vous pouvez les inviter àvenir sur le PA pour revêtir, eux-aussi, des tenues « Belle Epoque  » : ils n’auraient qu’àdéambuler sur le site, àregarder les spectacles, àpique-niquer sur l’herbe : ceci afin de créer une animation originale. Des costumes, en quantité suffisante, ont été loués par la ville. - Les assistants de parcours devront revêtir un gilet de sécurité. C’est l’Association « Tessé-Bagnoles Loisirs  » de M. Bernard qui assurera cette tâche. Ces bénévoles ne font pas la circulation, les cyclotouristes devant respecter le Code de la Route… Ils sont làpour mettre en garde, guider, conseiller… Quand on indique 1 + 1 sur l’organigramme, cela signifie que l’un doit être en place et l’autre en pause. Ils se relaient toutes les heures, s’ils le souhaitent. Ce serait souhaitable qu’ils soient en place à8 H 30. - Il y a toujours des mécontents, des râleurs : essayez de rester zen face àces personnages. Nous souhaitons que l’accueil soit réussi, alors nous vous demandons d’être le plus aimable possible. - Enfin, nous tenons àvous dire que nous n’avons jamais organisé une telle manifestation et que nous sommes donc susceptibles d’avoir fait des erreurs. Merci de ne pas nous en tenir rigueur car ce sera bien involontaire de notre part. Marie-Thérèse Robillard Philippe Titard Le comité d’animation BESOINS EN MATERIELS SUR LE POINT ACCUEIL divers - stand du club àl’entrée du château (pour le comptage des cyclos, le pointage BPF et la distribution des casquettes offertes par la ville aux participants) - rez-de-chaussée tourelle du château pour la billetterie (un endroit sécurisé) - salle au dessus des communs nord pour le comptage des tickets par 3 bénévoles - environ 250 barrières métalliques - les affiches de produits et prix (sur les stands), les directionnelles - 1 réparateur vélociste - 1 barre àeau (pour les bidons des cyclos) - Banderoles FFCT/GRDF placées sur des barrières métalliques le long de l’allée du château - Grands panneaux pour l’information (les prix !) et exposer des photos de Bagnoles/Belle Epoque. - Entrée salle polyvalente pour la « bobologie  » assurée par 2 infirmières compétentes et bénévoles - 3 toilettes sèches (mais il y avait des toilettes normales dans différents endroits du site) restauration - salle des communs-sud et l’espace traiteur (avec frigo et chambre froide) pour la restauration - 9 stands de vente (3 m x 3 m) - 2 stands de vente des boissons froides (COSFIC) - 6 barbecues - Camion frigo du Cosfic avec un peu (seulement !) d’approvisionnement - 2 percolateurs pour le café + cafetière 12 tasses + 2 bouilloires pour le thé - 10 ou 12 poubelles « type collectivité  » + une vingtaine de seaux (au bout des tables) et rouleau sacs poubelle (150) commandés au cosfic - Des tables, des bancs, des chaises pour accueillir simultanément 800 personnes Animation Stand pour la sono avec micro baladeur pour l’animateur (Roger Coubray) et permettant l’installation du matériel d’orchestre de Manuella et Stéphane ACTIVITES DES COMMISSIONS ANIMATION - Accueil et information, animateur : Roger Coubray - Pilotage des cyclos - Sono (Jean-Marie Jamet du CAB) - Placer et briffer les intervenants : une quinzaine de personnes en tenues « Belle Epoque  » , la montgolière du Conseil Général (en statique), le vélociste, les surveillants du parking vélos - Sacem (déclaration au cosfic de la bande son, faite par M.Thérèse) - Intervention du groupe « DUO  » Manuella et Stéphane Chevalier , entre 11H30 et 13H30, prestation magnifique qui retenait même les participants sur place (au grand dam de ceux qui s’occupaient des tables…et de trouver des places !) - Intervention superbe d’un groupe de jazz (qui se déplace) - Deux spectacles de rue (découverts par Philippe Burin du CAB) se sont produits plusieurs fois sur le site : sur l’esplanade du Château et la pelouse - Un artiste peintre local a exposé ses Å“uvres CIRCULATION et SECURITE Responsables : Claude et Christian Lecocq - étude du circuit en ville (avec Mildred, l’agent de police municipale) - fléchage et panneautage - installation des assistants de parcours - secours (Il n’y a eu qu’un appel des pompiers pour un cyclo qui s’est tordu le genou en descendant de sa machine ; sinon les dames de la bobologie sont intervenues une vingtaine de fois pour des écorchures ou des coupures) LOGISTIQUE et CIDRE Plans étudiés, faits et refaits par Philippe Titard Besoins en matériels Aménagement du site fait en parfaite collaboration et coordination avec les services techniques de la ville. Electricité – Eau— Montage, démontage des stands (ce fut très rapide : ces barnums légers ont donné toute satisfaction) Il n’était pas prévu d’abri au dessus des cyclos ; en cas de pluie il y avait possibilité de repli dans la salle polyvalente. Mais il a fait beau ! Du coup tout a été plus simple. Equipement des stands de vente de boîtes partitionnées (conçues par Philippe) et construites par Christian Lecocq ce qui permettait de stocker les tickets par valeur et de rendre la monnaie (très pratique). Les tickets-valeurs devaient ensuite être tous perforés sur des râteliers en bois, à5 clous, fournis par le cosfic. RESTAURATION Responsable et coordinateur : Jean Durand Assisté de : Geneviève Lecocq ( en salle de préparation et approvisionnement des stand) Françoise Gosselin (préparation des boissons chaudes et approvisionnement des stands devant les communs-nord) et Alain Nobis (hygiène et nettoyage : il veillait donc au bon état des tables, au remplacement des sacs poubelles, àl’état des lieux…) Le cosfic nous avait prédit : 6000 passages ; il fallait tenir compte que 1/3 passe et ne s’arrête pas, 1/3 consomme peu, boit un café et 1/3 s’arrête vraiment, prend son temps et se restaure. Nous avions donc prévu de nourrir entre 2000 et 2500 personnes, y compris les bénévoles …. Nous avons proposé : En plat de résistance : - jambon au pommeau + gratin de légumes (achat de 500 portions) - galettes saucisses (400) (achat de 95 kg de saucisses, en tout) - sandwichs saucisses ou poitrine grillée (35 kg achetés) - sandwichs jambon-beurre (60 kg jambon + 10 kg de beurre) - sandwichs rillettes (12 kg de rillettes) Nous avions fait des prévisions pour 2250 sandwichs mais nous avons dà» compléter par des produits qui se trouvaient, hélas en petite quantité, dans le camion du Cosfic (échine de porc). Nous nous sommes aussi réapprovisionnés auprès de Super U. Le pain, commandé au départ chez les deux boulangers de Bagnoles, 870 baguettes, a été insuffisant ; ils ont pu nous réapprovisionner et nous avons acheté le stock restant àSuper U (75) : au total il a été consommé près de 1200 baguettes. Pour les sandwichs elles étaient coupées en trois et pour accompagner le plat principal ou les fromages en 4 ou 5. Crudités : - carottes rapées (30 kg) - taboulé (30 kg) - céleri rémoulade (12 kg) Préparation d’environ 600 barquettes Fromages : - trio de fromages normands (camembert, livarot et pont-l’évêque) : 200 portions Desserts : - Viennoiseries (pains aux raisins, croissants, pains au chocolat) 450 - Grillé aux pommes (du traiteur) : 200 - Riz au lait (du traiteur) 200 barquettes - salade de fruit (camion du cosfic) : 500 barquettes de 150 à200 g - teurgoule et tartes pré-tranchées prises dans le camion du cosfic Nous avons réparti nos achats de produits de restauration entre le cosfic, le Centre Leclerc (poitrine àgriller et café, par exemple) et les commerçants locaux. Les consommables (barquettes, gobelets, cuillères et fourchettes en plastique, l’essuie-tout, les serviettes papier, les sachets sandwichs) ont été, en grande partie achetés au cosfic et, accessoirement chez Leclerc, Super U et autres. Il n’est pas possible de détailler plus toutes nos prévisions, ni nos commandes : ce serait trop long et fastidieux. Il ne nous est resté que peu de choses : 17 bouteilles de vin rouge (sur les 24 achetées) 1,5 kg de café (sur les 7 kg achetés), des sachets de thé ainsi que des dosettes de moutarde et ketchup. Conclusion : si le beau temps est annoncé, ne pas hésiter às’approvisionner très largement ! On aurait pu vendre beaucoup plus. Tout est parti. Les cyclos sont donc allés dans les commerces locaux qui, du coup, ont été très satisfaits. Tout le monde a été content. SECRETARIAT FINANCES Sous la houlette de : Philippe Titard, Marie-Thérèse Robillard et Claudine Lesage Au cours de la journée, les tickets-valeur ont été comptés (àpartir de 10 H du matin) par trois bénévoles (Mauricette, Daniel et Simone). Il y a eu beaucoup de travail dans l’après-midi, lorsque toutes les caisses et râteliers sont arrivés mais des bénévoles sont venus prêter main-forte : les stands de vente étant arrêtés faute de…provisions ! Le comptage et l’ajustement avec l’équipe billetterie du cosfic se sont terminés vers 18 H Philippe a collecté toutes les factures, fini l’ajustement des comptes avec Claudine et porté le tout au cosfic dès le mercredi. Les commerçants ont été rapidement payés : il n’y a pas eu de réclamation. CONCLUSION GENERALE Les bénévoles ainsi que des participants avec qui on a pu discuter nous ont fait part de leur grande satisfaction. On peut dire que cette journée s’est déroulée dans la bonne humeur ; il n’y a pas eu d’agressivité sauf de la part de quelques cyclotouristes qui n’ont pas pu être servis rapidement ou pas servis du tout en raison de la pénurie qui s’est fait sentir vers 13 H 30 ; c’est vrai que cela nous a un peu déçus. C’est pourtant ce qui nous avait préoccupés le plus : quelles quantités commander ? Difficile àévaluer avec exactitude ! Tenir un point-accueil où 6000 cyclos sont attendus et où il en passe près de 9000 n’est pas une mince affaire. Alors on est comblé d’avoir pratiquement réussi ce challenge. Le beau temps et le site y ont contribué aussi ! La grande majorité des bénévoles était de Bagnoles et des environs : cela marque l’intérêt des habitants pour cette manifestation et pour la promotion de leur région. La réussite n’a vraiment été possible que par le travail en collaboration entre la ville de Bagnoles et les responsables du comité d’animation, chacun apportant son expérience dans divers domaines. Les choix et les décisions ont été pris d’un commun accord, le tout dans une franche ambiance d’amitié. Nous espérons que Bagnoles a marqué les esprits par la qualité de son accueil et qu’il y aura des retombées positives pour la station thermale.